Che cos’è il document management? E perché è uno dei settori più importanti nel mondo dell’Information&Communication Technology? Per document management si intendono tutte le attività che portano la documentazione cartacea in formato elettronico. Ma ovviamente la scansione di montagne di carta non giustifica l’importanza del settore e la sua attività/chiave nel’efficienza e nell’efficacia organizzativa.
Digitalizzare un documento significa consentire una sua gestione (ecco il perché della parola “management”) molto più agevole, una sua leggerezza non solo fisica. Il documento digitale è disponibile per tutte le persone autorizzate, e quindi consente di essere consultato, elaborato, riutilizzato. Si pensi ad esempio alla cartella clinica elettronica, vero obiettivo della digitalizzazione sanitaria. Avendo a disposizione su qualsiasi terminale abilitato la cartella clinica di un paziente si può sapere tutto, e la diagnosi di qualsiasi affezione diviene rapida, facile, documentata. Se a questo aggiungiamo la possibilità di eliminare montagne di carte, e quindi di risparmiare sui costi di archiviazione fisica, si capisce presto il vantaggio di questa tecnologia. È proprio la pubblica amministrazione – locale e centrale – che sta investendo di più sul documento digitale. Un altro progetto in corso è quello dell’identità elettronica, che consentirebbe di eliminare le carte di identità e una miriade di certificati: tutto sarebbe accessibile alla rete, e senza problemi chiunque fosse autorizzato potrebbe accedere ai dati e stampare, eventualmente e su richiesta, i certificati necessari.
Abbiamo due volte detto: chi è autorizzato. È ovvio che questa tecnologia ha dei rischi di sicurezza molto elevati. Se chi non è autorizzato ha accesso agli archivi elettronici i possibili danni sono enormi: furti di identità, utilizzo scorretto dei dati, cancellazione di dati sensibili. Per questo il tema della sicurezza diventa fondamentale in questo ambito.
La sicurezza degli archivi è condizione di successo delle applicazioni del documento digitale. Ma il problema non è solo relativo alla sicurezza da possibili reati o comunque fatti illeciti. La sicurezza è anche per evitare che chi non ha l’autorità possa per errore se non per dolo manipolare dati importanti. Per questo ogni progetto di digitalizzazione dei documenti richiede una fase di analisi organizzativa seria e complessa.
Il cambiamento informatico è sempre anche cambiamento organizzativo.