In ogni ufficio oggigiorno si utilizzano molteplici oggetti e strumenti elettronici per migliorare l’efficienza in ufficio, a partire dai semplici articoli di cancelleria, per passare ai pc, alle stampanti, fotocopiatrici, e altri utili strumenti per ottimizzare al meglio la propria operatività.
In fatto di strumenti elettronici, di certo i computer sono i primi nella lista. Infatti oggi tutto funziona digitalmente, le comunicazioni, la produzione di documenti, tutto avviene per via telematica. Ovviamente è sempre utile stampare anche su supporto cartaceo i documenti importanti, in modo da avere un doppio riscontro e conservare il cartaceo in archivio.
Per lavorare al meglio è bene quindi dotarsi sia di supporti digitali, chiavette usb, cd, dvd, come anche di materiale tradizionale di cancelleria, risme di carta, blocchi, penne, evidenziatori, graffette, perché tutto contribuisce ad una efficiente attività lavorativa.
Gli strumenti utili in ufficio quindi sono molti, alcuni sono addirittura indispensabili, basta pensare al pc o alle stampanti, senza cui non possiamo creare documenti, stamparli e conservarli o inviarli per mail. Anche i consumabili da ufficio, ovvero toner e cartucce, sono necessari per espletare la funzione di stampa o di fotocopie, o di invio di fax.
Le lampade da tavolo e le lampadine da soffitto sono oggetti che funzionano tramite elettricità, e anche queste sono indispensabili, anche se spesso non ce ne rendiamo conto. Una buona luminosità è fondamentale per potere lavorare bene alla scrivania infatti, e oggi nei negozi di prodotti da ufficio anche online si trovano tantissime lampadine e lampade da tavolo, come tutti gli strumenti elettronici utili in ufficio.
Oltre a questi vi sono molti altri strumenti elettronici per migliorare l’efficienza in ufficio, come ad esempio gruppi di continuità, da collegare al pc, per continuare a lavorare anche in caso di black out senza perdere dati importanti. Ancora gli hard disk e le schede di memoria, casse, auricolari e speakers, registratori, tablet, telefoni, caricabatterie, adattatori, cavi usb, prese e prolunghe.
Tutti gli accessori per il pc, come tastiera, mouse, webcam, videocamere, monitor, mode, hub e switch, che permettono di potere utilizzar il computer e connettersi a internet. Per una efficace comunicazione durante meeting o conferenze poi, sono utili strumenti elettronici come proiettori, lavagne luminose, e tutti gli accessori che servono per questi strumenti come schermi di proiezioni, puntatore laser, telecomando per controllo remoto delle proiezioni.
Altri strumenti di elettronica sono la calcolatrice scrivente, utile per eseguire velocemente calcoli senza perdere il filo, dato che vengono stampati poi su un nastro di carta. L’etichettatrice è senza dubbio utilissima per quel che riguarda la creazione e la stampa di etichette di ogni dimensione, per la corrispondenza come per l’archivio.
La prezzatrice invece serve negli esercizi commerciali, per attaccare i prezzi ai vari prodotti.
Quindi oggi l’utilizzo di strumenti elettronici per migliorare l’efficienza in ufficio è molto diffusa, questo però porta anche a un notevole consumo energetico dato che questi strumenti funzionano tramite energia elettrica.
Per ridurre il consumo si possono applicare alcune regole per il risparmio energetico in ufficio, come ad esempio utilizzare strumenti elettronici con marchio a risparmio energetico, utilizzare lampade fluorescenti che consentono un grande risparmio, utilizzare sensori di presenza che fanno accendere le luci solo se c’è qualcuno nella stanza, evitando di lasciare erroneamente la luce accesa.
Ancora si possono spegnere gli apparecchi elettronici invece di lasciarli in stand-by quando si chiude l’ufficio, oppure staccare la spina o attaccare tutte le spine ad una sola presa multipla dotata di interruttore che a fine giornata permette con uno click di spegnere tutto.
Anche caricabatterie e trasformatori se rimangono inseriti alla spina consumano, anche se non sono utilizzati, quindi ricordarsi di staccarli dalla presa dopo l’uso. Anche per quel che riguarda il riscaldamento si può risparmiare dal punto di vista energetico, scaldando intorno ai 20 gradi.