Introdurre o eventualmente aggiornare un sistema gestionale all’interno di un’azienda, è una scelta strategica da farsi ai fini dell’aumento della produttività. I software gestionali forniscono strumenti in grado di supportare ogni fase del business, automatizzando ad esempio i processi chiave, snellendo i passaggi ripetitivi manuali degli operativi, ottimizzando l’efficienza interna ed infine migliorando i flussi informativi. Il fine ultimo di tutto questo? Ridurre i costi, senza rinunciare ovviamente alla qualità delle operazioni svolte, per aumentare di conseguenza i profitti.
La fase di avvio aziendale
Soprattutto all’inizio di un’attività, uno degli errori più comuni in cui si può incorrere, è quello di lavorare in maniera disorganizzata. Tale disorganizzazione la si può trovare fin dalla scelta del fornitore. In alcune situazioni difatti, ci si focalizza troppo sul costo del prodotto, puntando ovviamente al risparmio, mettendo in secondo piano però la qualità del prodotto stesso.
Un secondo errore molto comune riguarda invece proprio il prodotto, pensando che possa bastarne uno con molte funzionalità per far decollare il business. La differenza che intercorre tra una cattiva soluzione ed una buona, è data ovviamente sia dalla qualità del prodotto, ma anche dalla poca specializzazione dello stesso sulla base del proprio progetto.
Agendo in questa direzione, si corre ovviamente il rischio di investire capitali ingenti senza però vedere il ritorno economico desiderato. Se volessimo usare una metafora, si potrebbe dire che acquistare una scarpa di altissima qualità, è inutile se la misura della stessa è sbagliata. Come riuscire a tenere sott’occhio tutti i processi aziendali? Con un software gestionale.
Come è strutturato un software gestionale
Una volta che si sarà quindi capita la direzione da intraprendere in merito a fornitori e prodotto, si passerà all’automatizzazione dei processi tipici dell’azienda, che possiamo suddividere in questi macro gruppi:
• contabilità e amministrazione
• gestione clienti
• gestione fornitori
• magazzino
• produzione
Il software gestionale è quindi costituito dall’insieme dei programmi che gestiscono, in base alle esigenze aziendali, i gruppi sopra elencati.
Il software di fatturazione
Il gestionale della contabilità, deve permettere la compilazione delle fatture nella maniera più rapida e veloce possibile, fase già di fatto velocizzata dall’introduzione della fattura elettronica. Tra le possibilità offerte, ad esempio c’è quella delle fatture ricorrenti, importantissime nel caso nel business aziendale siano previsti ad esempio canoni di manutenzione, o quella di effettuare dei preventivi.
Chiaramente la possibilità di emettere in maniera snella tutti questi documenti, è data anche dal fatto che preventivamente si saranno compilate le schede clienti e fornitori.
Il software di magazzino
Ad esempio, il gestionale di magazzino, è in grado di classificare gli articoli dell’assortimento, secondo una serie di parametri personalizzati per l’azienda. Se si parlasse di un’azienda di abbigliamento, ad esempio, i prodotti potrebbero essere catalogati per modello, taglia, colore, etc…
Un altro compito molto importante assegnato al software di magazzino, è quello inerente la gestione delle scorte, evitando che si possa scendere sotto scorta, motivo per cui può essere impostato il riordino automatico. Ovviamente ogni realtà aziendale ha esigenze specifiche, ed in quelle più grandi il software, va ad integrarsi con altri processi.
Il controllo di gestione
All’interno di un software gestionale, ci sono anche funzionalità più specifiche finalizzate alla pianificazione strategica di tutte le attività. Per citarne alcune:
• commesse e “controllo” di gestione: per gestire contabilità analitiche secondo i centri di costo e delle commesse, i piani di fatturazione, la redditività di tutti i progetti, consuntivazioni, etc…
• manutenzioni programmate e contratti: per analizzare i budget e nel dettaglio i costi delle commesse, nonché degli interventi programmati e i contratti di manutenzione.
• analisi, statistiche e report: fondamentali per l’elaborazione dei dati di vendita che serviranno per definire le strategie aziendali.
• dichiarazione dei redditi e bilancio aziendale: per elaborare il bilancio anche ai fini fiscali, con l’ovvia collaborazione del commercialista.
Il workflow documentale
Come detto in apertura, i software gestionali, unendo i vari processi aziendali, hanno il compito di semplificare le operazioni al fine di diminuire i costi aumentando i profitti.
L’ultimo fase affrontata da un gestionale, consiste nel redarre dei documenti in grado di analizzare il workflow, che trova la sua traduzione proprio nel “flusso di lavoro“, per consentire delle valutazioni periodiche sull’operato aziendale.